Evita filtraciones de datos y sanciones: 3 claves para equilibrar la privacidad de estudiantes y empleados en el aprendizaje digital

A medida que el aprendizaje digital se vuelve más personalizado y basado en datos, proteger la privacidad de tus usuarios nunca ha sido más importante. Ya sea que estés capacitando a tu equipo o educando a estudiantes en una universidad, tu plataforma de aprendizaje recopila y almacena grandes volúmenes de información personal… ¡y es tu responsabilidad protegerla! Mantener la privacidad no es solo una buena práctica: es una obligación legal y una base esencial para generar confianza.

Entonces, ¿cómo equilibrar la necesidad de obtener información útil del LMS con la responsabilidad de resguardar los datos personales de los usuarios? En este artículo te mostramos cómo los líderes del aprendizaje pueden abordar la privacidad de manera integral: protegiendo los datos personales, cumpliendo con las normativas internacionales y construyendo confianza a largo plazo mediante la transparencia.

LEE MÁS SOBRE PRIVACIDAD DE DATOS | “El enfoque riguroso de Open LMS en la gestión de plugins garantiza seguridad, cumplimiento y colaboración”

¿Por qué los datos de aprendizaje son tan sensibles?

Tanto las empresas como las instituciones educativas suelen usar un LMS para gestionar la información de inscripción y calificaciones, pero una plataforma de este tipo almacena mucho más que eso. Los datos de formación y aprendizaje de tus usuarios incluyen información de identificación personal (PII), como:

• Nombres legales
• Direcciones de correo electrónico
• Fechas de nacimiento
• Ubicación física

Algunas organizaciones optan por usar números de identificación o información vinculada al rol en lugar del nombre legal, para proteger la identidad del usuario. Sin embargo, estos datos aún pueden relacionarse con una persona específica y, por tanto, siguen considerándose sensibles y están sujetos a regulación.

Si esa información cayera en manos equivocadas, tus estudiantes o empleados podrían ser contactados o localizados por personas con malas intenciones. Además, una filtración de datos podría acarrear sanciones legales o financieras si se demuestra que no se tomaron las medidas adecuadas de protección.

Por eso, la información de tus usuarios debe considerarse extremadamente sensible, y todo esfuerzo por protegerla es indispensable.

DESCARGA ESTE EBOOK RELACIONADO | “Seguridad en la educación digital: ¿Es seguro utilizar un LMS de código abierto?”

1) Protege los datos de los usuarios

El primer paso para proteger la privacidad es elegir un LMS diseñado específicamente para resguardar datos sensibles. Toda la información almacenada debe estar cifrada. El cifrado dificulta el acceso a los datos incluso si alguien no autorizado logra ingresar a tu sistema.

Busca una plataforma que cifre la información en todas las etapas: en tránsito, en reposo y durante el procesamiento. Esto minimiza el riesgo de una posible filtración.

También es fundamental limitar quién puede ver o manipular esos datos dentro de tu organización. Las configuraciones de permisos deben garantizar que cada usuario acceda solo a la información que realmente necesita. Si bien establecer accesos por rol es útil, lo ideal es que el LMS te permita definir permisos detallados a nivel individual.

Otra buena práctica es implementar métodos de autenticación seguros, como inicio de sesión único (SSO) y autenticación multifactor (MFA). Plataformas como Open LMS incorporan estas funcionalidades para que tengas control total sobre cómo se almacena, accede y comparte la información.

LEE UN CASO PRÁCTICO SOBRE CUMPLIMIENTO | “Cómo Shepherd Electric Supply implementó su primer LMS de capacitación en cumplimiento”

2) Cumple con requisitos complejos de cumplimiento

Existen leyes de privacidad en todo el mundo, pero cada región tiene sus propias normativas. Si operas en más de un estado, país o territorio, necesitas comprender y cumplir con las leyes específicas de cada ubicación.

Normativas como el RGPD en la Unión Europea, y la FERPA (en el ámbito educativo) y la HIPAA (para el sector salud) en Estados Unidos, son tres de las más citadas cuando se habla de cumplimiento a nivel global. Sin embargo, cada vez más jurisdicciones locales están desarrollando sus propias leyes de privacidad y cumplimiento. Por ejemplo, California cuenta con una ley estatal de privacidad de datos desde 2018, y Tennessee promulgó la Ley de Protección de la Información de Tennessee (TIPA, por sus siglas en inglés) en 2023.

Aunque estas normativas buscan proteger la privacidad de las personas, también complejizan enormemente la manera en que las organizaciones e instituciones deben recopilar y almacenar los datos, haciendo que la gestión del cumplimiento sea mucho más exigente. Según el lugar donde operes, es posible que no puedas almacenar datos de usuarios en ciertos países o regiones, a menos que implementes salvaguardas estrictas. Por ejemplo, si tu organización está basada en Estados Unidos pero contrata empleados de la Unión Europea, el RGPD prohíbe almacenar, transferir o procesar los datos de esos empleados fuera de la UE, salvo que implementes el Data Privacy Framework. Esto suele implicar la necesidad de mantener bases de datos físicas separadas para cumplir con la ley.

Gestionar normativas complejas de cumplimiento no es tarea sencilla, y los errores pueden derivar en costosas multas o consecuencias legales. Aliarte con un proveedor de LMS que esté especializado en seguridad de datos y cumplimiento normativo te permitirá operar conforme a la ley y proteger la información de tus usuarios.

Busca un proveedor de LMS que ofrezca opciones de alojamiento distribuidas geográficamente para cumplir con los requisitos locales de residencia de datos. Tu proveedor también debería someterse a auditorías periódicas que aseguren el cumplimiento de estándares como SOC 2, ISO 27001 y otras normativas de privacidad y seguridad. Un proveedor como Open LMS, que cuenta con un equipo dedicado a seguridad y cumplimiento, monitorea constantemente los marcos regulatorios y se mantiene actualizado frente a cualquier cambio legislativo, para que tú no tengas que asumir esa carga.

LECTURA RELACIONADA | “Open LMS formaliza las credenciales de seguridad de información con la certificación ISO 27001”

3) Genera confianza mediante la transparencia

Proteger los datos de los usuarios y garantizar el cumplimiento normativo también requiere establecer una relación de confianza entre tu organización o institución y tus estudiantes o empleados. Ellos tienen derecho a saber cómo se utiliza su información, y valoran una comunicación clara, sin tecnicismos. Publicar políticas de privacidad fáciles de entender, ofrecer mayor control sobre sus propios datos y limitar el acceso únicamente a quienes lo necesiten son pasos fundamentales para fortalecer esa confianza y proteger a tus usuarios.

El LMS que elijas para gestionar los datos será determinante para lograr transparencia. Elige un proveedor como Open LMS que permita establecer permisos granulares a nivel individual, para controlar rigurosamente quién accede a qué información. Además, tu proveedor debe ofrecer respaldos cifrados, métodos seguros para la transferencia de datos y entornos de alojamiento aislados cuando se requiera una separación más estricta.

Aunque el contexto pueda variar, las preocupaciones sobre privacidad son sorprendentemente similares entre estudiantes y empleados. Generar confianza con tus usuarios se logra mediante políticas claras y herramientas que resguarden sus datos. Ya sea en el ámbito de la educación superior o la formación corporativa, la privacidad no es un simple requisito a cumplir: es un compromiso constante. La clave está en trabajar con un socio en aprendizaje digital que priorice la protección de datos en cada etapa del proceso.

CONTINUAR LEYENDO | “Fortalece la gobernanza y la coherencia del aprendizaje: Cómo Open LMS impulsa operaciones escalables, seguras y eficientes”