Guía para modernizar el aprendizaje digital en tu organización sin ánimo de lucro

Las organizaciones sin ánimo de lucro de todos los tamaños y tipos han adoptado el aprendizaje digital; al fin y al cabo, es una forma rentable y eficiente de incorporar nuevos miembros y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones que rigen el sector. Sin embargo, ¿el sistema de gestión del aprendizaje (LMS) que utilizas realmente está a la altura de la tarea? Las organizaciones sin ánimo de lucro tienen necesidades que no están cubiertas por los LMS más antiguos e incluso por muchos de los modernos. En este artículo, Ivana Delpra, Account Executive de Open LMS, analiza seis de los mayores desafíos que enfrentan.

1) ¿Pueden tus sistemas de aprendizaje virtual manejar fácilmente múltiples audiencias?

Muchas organizaciones sin ánimo de lucro deben enfrentarse al reto de ofrecer contenido de todo tipo a diferentes públicos. Entonces, ¿cómo gestionas actualmente la entrega de contenido de aprendizaje a miembros y no miembros, o a las distintas empresas y mercados con los que trabajas?

En algunos sistemas de aprendizaje menos avanzados, la respuesta puede ser que simplemente no lo haces: todo se coloca en un mismo contenedor, y tienes que buscar formas externas de dirigir a los estudiantes hacia el contenido correcto. Tal vez lo logres a través de tus comunicaciones, o tal vez cuentes con una red descentralizada de múltiples LMS, uno para cada audiencia, como solución.

A medida que tu organización crece y se vuelve más compleja, o cuanto más diversas son las necesidades de las audiencias que atiendes, menos viable se vuelve este enfoque. Tal vez los no miembros interactúan con tu organización y luego se convierten en miembros (por ejemplo, una persona compra un curso y más adelante se une a tu asociación), y necesitas una forma sencilla de pasar de un entorno de aprendizaje a otro. Incluso puede que tengas información sensible en algunos cursos que no debería mostrarse a determinados grupos de estudiantes.

Un LMS más avanzado ofrece multi-tenancy (multi-tenencia). Esto te permite tener una única instalación central del LMS para toda la organización, mientras que cada audiencia cuenta con su propio “espacio” o entorno dentro de esa instalación.

De este modo, puedes ofrecer un catálogo de contenidos y una experiencia de usuario únicos y personalizados para cada grupo con el que trabajes. Además, hace que tu sistema sea mucho más fácil de gestionar, mantener y proteger.

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2) ¿Puedes conectar con tu “fuente única de verdad”?

Tu sistema debe ser capaz de comunicarse con las fuentes centrales de información para administrar fácilmente grandes listas de miembros, voluntarios o empleados. Cuando una nueva persona se une, probablemente necesites darle acceso a ciertos módulos de formación. Cuando alguien deja de ser miembro, debes poder revocar ese acceso. Transferir manualmente esta información entre sistemas es un proceso lento y propenso a errores humanos.

Lo ideal es que tu LMS pueda integrarse directamente con las principales bases de datos de HR, ventas y ecommerce. Así, en cuanto alguien se convierta en miembro, voluntario, donante o empleado, tu LMS lo sabrá y podrá actuar de inmediato.

3) ¿Puedes integrar fácilmente sistemas especializados como los AMS?

Aunque muchos LMS avanzados ofrecen integraciones con algunas “fuentes únicas de verdad”, suelen centrarse en los sistemas más comunes del mercado, lo que orienta su compatibilidad hacia el entorno corporativo. Esto deja fuera a muchos sistemas que las organizaciones sin ánimo de lucro no suelen usar, ya sea por su costo o por falta de funciones relevantes.

Por ejemplo, si trabajas para una asociación profesional, es posible que utilices un Association Management System (AMS). Estos sistemas se centran en la gestión de membresías, cobro de cuotas y generación de informes específicos para las necesidades de las asociaciones. Son fundamentales para las operaciones de muchas organizaciones y contienen información clave para sus programas de aprendizaje digital. Pero, ¿será tu LMS capaz de integrarse con uno de ellos?

Podrías revisar las listas de compatibilidad de todos los LMS del mercado hasta encontrar uno con soporte incorporado, pero también existen otras alternativas:

• Optar por un sistema de código abierto: Elegir un LMS basado en un marco de código abierto, como Moodle™, aumenta la posibilidad de que alguien ya haya creado y publicado una integración que puedas usar. Y si no existe, siempre tendrás la opción de desarrollarla tú mismo.
• Encargar un desarrollo personalizado: Ya sea un LMS de código abierto o cerrado, podrías solicitar el desarrollo de la integración que necesitas. En las soluciones cerradas, esto suele implicar un costo adicional y depender exclusivamente del proveedor. En las de código abierto, tienes muchas más opciones para encargar un desarrollo a medida.

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4) ¿Cuentas con formas de gestionar y automatizar certificaciones?

¿Cómo haces actualmente el seguimiento de tus programas de certificación? Tiene mucho sentido registrar las fechas de otorgamiento y vencimiento dentro del mismo sistema que entrega los contenidos de aprendizaje. Así podrás realizar un seguimiento sencillo de cuándo deben renovarse las certificaciones y configurar notificaciones automáticas que recuerden a los miembros regresar al sistema antes de la fecha de expiración.

Tu organización probablemente busca crear relaciones de aprendizaje a largo plazo con sus miembros. Si facilitas que mantengan y recuperen sus certificaciones, además de descubrir nuevas oportunidades de desarrollo profesional, te asegurarás de que vuelvan a ti una y otra vez.

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5) ¿Necesitas opciones de eCommerce en tu sistema?

Si vender cursos, programas, certificaciones o intentos de examen a miembros u otras organizaciones que valoran tu experiencia forma parte de tu modelo, contar con funciones de ecommerce integradas en tu LMS puede ser muy beneficioso. Incluso si hoy no es parte de tu estrategia, probablemente valga la pena tener la opción disponible para el futuro.

Si dependes de una tienda externa a tu LMS, podrías enfrentar problemas de control de versiones de los cursos. También podrías verte limitado a ofrecer cursos como paquetes descargables en formato SCORM, un enfoque válido, pero que depende de que los clientes tengan su propio LMS y puede exponer tu contenido a problemas de derechos de autor (una vez descargado el archivo, es difícil evitar que se comparta sin permiso).

Las opciones de ecommerce pueden añadirse a muchos LMS modulares mediante integraciones, lo que te permite controlar mejor la entrega de contenido a una audiencia más amplia (miembros, no miembros, socios y empresas) y ofrecer distintos modelos de pago (incluyendo suscripciones y mejoras en cursos gratuitos). Así, una solución flexible de ecommerce abre una nueva fuente de ingresos, ayudándote a llegar a audiencias nuevas y existentes.

Algunos LMS, entre ellos Open LMS, ofrecen una solución de ecommerce incorporada. Esto centraliza aún más los datos y análisis de aprendizaje, y te evita tener que depender de otro equipo de soporte para tu tienda virtual.

6) ¿Tu sistema de reportes tiene suficiente nivel de detalle?

Dado que las organizaciones sin ánimo de lucro deben ser especialmente eficientes con su tiempo, presupuesto y recursos, la analítica es clave en todos los aspectos de su operación, y el aprendizaje digital no es la excepción. En el nivel más básico, quizá monitorees la finalización de cursos para asegurarte de que los nuevos empleados o voluntarios hayan completado su capacitación o para verificar el cumplimiento anual.

Pero si profundizas en los informes y analíticas de aprendizaje, podrás identificar qué contenidos son los más populares o incluso detectar preguntas de examen con las que los estudiantes tienen más dificultades, lo que puede inspirar nuevos contenidos para cubrir esas brechas. Los datos también pueden revelar cuándo los miembros comienzan a mostrar señales de desinterés, lo que te permite intervenir antes de perder su compromiso.

Un LMS avanzado presentará este nivel de datos en diferentes informes, adaptados a los distintos interesados dentro y fuera de tu organización, y también debería poder combinar esta información con la de otros sistemas que utilices.

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7) ¿Has considerado Open LMS?

Desde el multi-tenancy hasta el ecommerce y los reportes, Open LMS cubre todas estas áreas y más, lo que lo convierte en la plataforma perfecta para las organizaciones sin ánimo de lucro. Nos enorgullece contar con una larga trayectoria apoyando a organizaciones sin ánimo de lucro de todo el mundo, incluyendo a la Pancare Foundation, Continence Health Australia y nuestro trabajo galardonado con Smart Osvita, entre otras.

Si te preocupa que todas estas funciones impliquen un costo elevado, podrías llevarte una grata sorpresa. Además, podemos destacar el valor añadido de nuestro equipo de soporte técnico de clase mundial.