20% mais alunos: como uma empresa australiana de treinamento automatizou a correção manual com a Open LMS
Saiba como uma organização australiana de treinamento eliminou a necessidade de refazer correções, automatizou as comunicações com os alunos e aumentou em 20% a proporção de alunos por instrutor com um sistema de gestão da aprendizagem desenvolvido para provedores de treinamento.
A Australian Training Company (ATC) é uma Registered Training Organisation (RTO) privada de médio porte que oferece qualificações reconhecidas nacionalmente por meio de contratos com programas de treinamento do governo australiano. Parte de seus programas é subsidiada pelos governos de New South Wales, Australian Capital Territory e Queensland, tornando a formação profissional credenciada mais acessível para alunos de toda a região leste da Austrália.
A ATC oferece treinamento em diversas áreas, incluindo negócios, esporte e recreação, fitness, apoio educacional, agricultura, horticultura e tecnologia da informação. Os alunos realizam atividades e cursos on-line, enquanto um grupo menor participa de aulas presenciais. As avaliações práticas são gravadas em vídeo e enviadas para que um instrutor possa analisá-las e avaliá-las. Todos esses formatos de aprendizagem são gerenciados por uma única plataforma, que a ATC utiliza internamente com a marca Quest.
Em agosto de 2025, a ATC começou a avaliar a migração de sua plataforma atual, a Learnbook, um sistema legado gerenciado pela Open LMS. A ATC decidiu, por fim, migrar da Learnbook para a plataforma Open LMS, e a migração entrou em produção em março de 2026.
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“O principal foram os questionários. Quando um aluno era classificado como ‘ainda não competente’ porque precisava refazer duas ou três questões, tínhamos que corrigir novamente todas as questões. Agora podemos manter as notas das questões que estavam corretas e corrigir apenas as duas ou três que precisam ser refeitas. Só isso já nos economizou muito tempo. Migrar para a Open LMS valeu a pena por causa disso.”
O desafio: trabalho manual que aumentava a cada novo aluno
Nada estava dando errado na Australian Training Company. E foi justamente isso que tornou o argumento a favor da mudança mais difícil de construir, mas, no fim, ainda mais convincente. A organização oferecia seus treinamentos com sucesso em seu sistema legado; o problema era que as limitações de funcionalidades da plataforma se traduziam diretamente em horas de trabalho dos instrutores — e essas horas aumentavam no mesmo ritmo das matrículas.
A primeira lacuna estava na comunicação com os alunos. Quando um instrutor classificava uma unidade como “ainda não competente”, o e-mail informando ao aluno que ele precisava refazer seu trabalho tinha que ser redigido e enviado manualmente pelo instrutor, unidade por unidade. Considerando uma carteira de alunos avançando por várias unidades em ritmos diferentes, isso representava uma parcela significativa da semana do instrutor dedicada a correspondências, em vez de avaliação ou ensino.
A segunda lacuna, e a mais dispendiosa, estava na correção de questionários. Se a tentativa de um aluno fosse classificada como “ainda não competente” por causa de duas ou três questões incorretas, o LMS legado da ATC exigia que o instrutor corrigisse novamente todo o questionário quando ele fosse reenviado. Todas as questões, inclusive aquelas que o aluno já havia respondido corretamente, precisavam ser corrigidas novamente. O esforço de correção estava vinculado à extensão da avaliação, e não à quantidade de trabalho que o aluno realmente havia refeito.
Essa ineficiência estrutural limitava o número de alunos que cada instrutor poderia acompanhar. Como o parâmetro organizacional da ATC para a carteira de alunos de um instrutor em período integral era definido com base no tempo efetivamente necessário para correções e correspondências, o aumento no número de alunos significava também um aumento no quadro de funcionários.
A ATC se viu diante de uma escolha: encontrar as funcionalidades que faltavam dentro do relacionamento com o fornecedor atual ou buscar uma nova solução no mercado. A Open LMS confirmou que a ATC poderia migrar da Learnbook para sua plataforma proprietária pelo mesmo valor que a organização de treinamento já pagava. Isso eliminou a objeção comercial, e a decisão veio logo em seguida.
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A solução: automação, relatórios e uma migração que os alunos mal perceberam
A implementação da ATC se concentrou nos processos específicos que estavam consumindo o tempo dos instrutores, em vez de redesenhar completamente a forma como a organização oferece seus treinamentos. Quatro recursos foram responsáveis pela maior parte do retorno sobre o investimento.
1) Manutenção das notas nas novas tentativas de questionários
A mudança mais frequentemente mencionada pelos instrutores da ATC como tendo o maior impacto positivo também é a menos sofisticada. Agora, as respostas corretas mantêm suas respectivas notas quando um aluno envia novamente uma avaliação. Dessa forma, ao revisar uma nova tentativa, o instrutor precisa corrigir apenas as questões que o aluno realmente refez.
Repetida em cada questionário classificado como “ainda não competente”, em cada unidade e na carteira de alunos de cada instrutor, essa funcionalidade permite economizar tempo e reduzir o trabalho manual. Foi essa mudança nas funcionalidades do LMS que tornou viável o argumento mais amplo a favor da migração.
2) Comunicação automatizada com os alunos usando o Personalized Learning Designer
O Personalized Learning Designer (PLD), exclusivo da Open LMS, agora gerencia as comunicações que antes precisavam ser redigidas pelos instrutores da ATC. Os alunos recebem notificações automáticas quando precisam refazer uma atividade, quando uma unidade é disponibilizada e quando a data de entrega se aproxima.
A ATC também configurou o PLD para enviar mensalmente e-mails de progresso dos alunos às pessoas envolvidas em seus resultados — supervisores no local de trabalho, professores e pais. Esse é um fluxo de comunicação que a organização simplesmente não tinha capacidade de manter manualmente.
3) GradeMe e dashboards específicos por função
O plugin GradeMe oferece aos instrutores uma visão única da fila de correções e uma visão geral do progresso de seus alunos. Os alunos também têm acesso a uma visão correspondente da própria jornada: o que está por vir, em que etapa cada unidade se encontra e quais são as datas de início e término que a orientam.
Para uma turma que reúne desde estudantes do ensino médio até alunos na faixa dos 60 anos, essa visibilidade, por si só, contribui significativamente para o acompanhamento e o suporte aos alunos.
4) Open Report Engine para relatórios programados e voltados aos alunos
A ATC utiliza o Open Reports Engine (ORE) da Open LMS para:
- Criar os insights que alimentam seus dashboards.
- Programar relatórios recorrentes para instrutores, supervisores e pais.
- Oferecer aos alunos relatórios no nível de cada atividade de avaliação.
Em vez de visualizar apenas se uma unidade ou curso foi concluído, os alunos podem consultar cada atividade de avaliação que precisam realizar e seu status atual.
A própria migração merece destaque, pois foi justamente nessa etapa que a RTO esperava encontrar mais dificuldades — e acabou encontrando menos. Todos os alunos existentes participaram de uma sessão de integração em grupo, realizada em uma videochamada de 15 minutos em um horário escolhido por cada participante, na qual receberam suas novas credenciais da Open LMS.
Como as duas plataformas utilizam grande parte da mesma terminologia e apresentam elementos semelhantes em suas interfaces, essa sessão de integração foi, de fato, tudo o que foi necessário.
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“Houve alguns pequenos problemas nos bastidores, mas nada que os usuários finais percebessem. Acho que foi a transição de TI mais tranquila que já aconteceu na história do mundo, pelo menos para o usuário final.”
Os resultados: uma carteira 20% maior por instrutor e mais capacidade para o marketing
Como resultado direto do tempo economizado com a migração para a Open LMS, a ATC aumentou em 20% o número de alunos acompanhados por cada instrutor em período integral. Isso foi possível porque os instrutores não precisam mais corrigir novamente trabalhos que já foram concluídos com sucesso nem redigir manualmente e-mails sobre novas tentativas.
O aumento da capacidade de atendimento aos alunos contribui diretamente para os resultados financeiros da ATC, sem exigir um aumento correspondente no quadro de funcionários.
A migração do LMS também economizou tempo da equipe administrativa, que pôde redirecionar esse tempo para outras áreas da organização. Além disso, a organização como um todo passou a ter mais capacidade para atividades de marketing.
Na ATC, os próprios instrutores são responsáveis pela captação de novos alunos. Por isso, devolver horas de trabalho aos instrutores se traduz de forma bastante direta em aquisição de alunos, e a organização registrou um aumento nas matrículas desde a migração.
O feedback dos alunos destaca consistentemente o dashboard do LMS e a visibilidade que ele oferece sobre as próximas atividades e as datas das unidades. Entre os instrutores, o feedback sempre aponta para o mesmo aspecto. Como explica a Instrutora e Avaliadora Haley Bennetts, sempre que a equipe conversa sobre o que melhorou desde a implementação da Open LMS, “Todos concordam: valeu a pena pela correção.”
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“Os benefícios do novo sistema são definitivamente perceptíveis. Não temos nenhum arrependimento — faríamos isso novamente sem dúvida.”
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