Tudo em um só lugar: como a Cancer Council Victoria deixou de gerenciar programas híbridos em planilhas e passou a usar a Open LMS
Saiba como uma das principais organizações australianas sem fins lucrativos dedicadas ao combate ao câncer centralizou em um único sistema de registro os dados de inscrição, presença, avaliação e conformidade de seus programas híbridos e presenciais com a Open LMS.
A Cancer Council Victoria é a única instituição beneficente do estado de Victoria, na Austrália, que atua em todas as áreas relacionadas ao câncer, desde a pesquisa e a prevenção até o apoio às pessoas afetadas pela doença. Há 90 anos, a Cancer Council Victoria impulsiona incansavelmente o progresso, apoia ideias inovadoras e acompanha as pessoas em todas as etapas de sua experiência com o câncer. Além da pesquisa, a organização ajuda os habitantes de Victoria a reduzir o risco de câncer por meio de programas de prevenção e promoção da saúde, como Quit e SunSmart, ao mesmo tempo que oferece apoio e informações desde o diagnóstico até a recuperação e além.
Cumprir essa missão envolve um grande volume de treinamentos, tanto para quem trabalha na Cancer Council Victoria quanto para os profissionais de saúde e membros da comunidade atendidos pela organização. Internamente, isso inclui treinamentos de conformidade, um programa de integração e cursos de desenvolvimento profissional. Para o público externo, a Cancer Council Victoria oferece cursos on-line sobre temas como apoio a pessoas com câncer, prevenção e detecção do câncer de pele, assistência para parar de fumar e usar cigarros eletrônicos, além de rastreamento, detecção precoce e imunização. Esses cursos externos são direcionados principalmente a profissionais de saúde.
Há mais de uma década, todas essas iniciativas de aprendizagem são oferecidas com o apoio da Open LMS, por meio de dois sites distintos. Um deles hospeda os cursos do Quit, voltados a aumentar a confiança dos profissionais na prestação de cuidados para ajudar as pessoas a parar de fumar e usar cigarros eletrônicos. O outro reúne muitos dos demais cursos on-line da Cancer Council Victoria e oferece experiências distintas para os públicos interno e externo. Isso garante que os usuários sejam direcionados aos conteúdos relevantes para suas necessidades. Os dois sites têm URLs, ambientes de administração e ambientes de teste independentes.
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“A Open LMS nos ofereceu os recursos necessários para separar os treinamentos internos dos externos e disponibilizar os ambientes adequados para cada público.”
O desafio: aprendizagem on-line em um único sistema, todo o restante disperso em várias ferramentas
A Cancer Council Victoria oferece diversos programas internos de desenvolvimento profissional nos formatos híbrido e presencial. Sem a Open LMS, toda a estrutura administrativa desses programas — inscrições, seleção de sessões, limites de participantes, leituras preparatórias, questionários pós-treinamento, certificados e registros de presença — ficaria fora do LMS, exigindo planilhas, formulários e arquivos separados para cada programa. Para gerenciar um único curso híbrido, seria necessário trabalhar com várias ferramentas e cruzar manualmente as informações para responder a perguntas básicas, como quem se inscreveu e quem compareceu.
Manter a integridade dos registros é outra preocupação. Sem a Open LMS, seria difícil comparar os dados de presença e conclusão armazenados em planilhas entre diferentes edições de um mesmo curso, e métricas essenciais poderiam se perder facilmente.
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“A Open LMS nos permite manter registros muito mais sólidos e por períodos muito mais longos, porque sabemos que essas informações não vão se perder.”
A solução: uma plataforma para conformidade interna, educação externa e aprendizagem híbrida
A Open LMS oferece duas instâncias da plataforma para atender às necessidades específicas da Cancer Council Victoria. Os funcionários internos acessam o sistema por meio de uma solução de autenticação única (single sign-on), integrada ao ecossistema mais amplo da organização, e são direcionados diretamente a um catálogo interno que reúne os treinamentos obrigatórios. Os usuários externos se cadastram e fazem login por um processo separado, sendo direcionados a um catálogo desenvolvido principalmente para profissionais de saúde. Esse catálogo inclui a oferta mais ampla de cursos on-line da Cancer Council Victoria sobre educação e prevenção do câncer.
A organização utiliza integrações com a Open LMS para aprimorar sua tecnologia de aprendizagem. Por exemplo, o plugin de controle de presença gerencia as inscrições nos cursos híbridos internos da Cancer Council Victoria. Os participantes se inscrevem em uma sessão específica e, quando um curso é oferecido mais de uma vez, selecionam a turma e a data mais convenientes. A Cancer Council Victoria estabelece um limite de participantes para cada sessão e encerra as inscrições quando a turma atinge sua capacidade máxima.
Cursos híbridos recentes combinaram o controle de presença com a atividade “Tarefa” do LMS, conteúdos SCORM, certificados e pesquisas. Dessa forma, todo o programa — tanto a parte on-line quanto a presencial — é organizado e acompanhado em um único espaço de curso. Com base nessa experiência, a Cancer Council Victoria está agora migrando para o LMS a gestão de outros programas internos presenciais que atualmente são administrados fora da plataforma.
Além disso, a Cancer Council Victoria utiliza o Personalized Learning Designer (PLD), recurso exclusivo da Open LMS, para redirecionar os participantes ao longo dos cursos e acompanhar sua participação. Com o PLD, os participantes são direcionados diretamente do final de um módulo para uma pesquisa ou para a próxima atividade de aprendizagem, de acordo com a experiência ou os requisitos específicos de cada curso. Para acompanhar o progresso, o PLD classifica os participantes em um grupo de “incompletos” assim que acessam um curso e os transfere para um grupo de “concluídos” quando terminam. Os participantes que se inscrevem, mas nunca acessam o curso, não são atribuídos a nenhum grupo. Esse recurso de agrupamento automatizado facilita a elaboração de relatórios sobre quais participantes concluem, não concluem ou sequer iniciam um curso, além de quantificar cada grupo.
A Open LMS também oferece suporte à Cancer Council Victoria por meio da personalização visual específica da marca, permitindo que a organização sem fins lucrativos controle as fontes, os logotipos e a apresentação geral da plataforma. Os banners dos cursos e as imagens da identidade visual da Cancer Council Victoria, incluindo os narcisos que são parte essencial da identidade da organização, também são incorporados à etapa presencial de um curso híbrido.
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“Quando as pessoas acessam o LMS, ele deve parecer uma extensão da marca Cancer Council Victoria. Agora, conseguimos chegar a um ponto em que a plataforma realmente transmite essa sensação.”
Os resultados: uma fonte única e confiável de dados para treinamentos estratégicos e de conformidade
Para a Cancer Council Victoria, um dos resultados mais significativos do uso da Open LMS é a centralização dos registros. As informações sobre inscrições, presença, tarefas, conclusão e certificação dos programas híbridos internos agora ficam reunidas em um único lugar. Isso transforma o que a equipe de aprendizagem pode relatar e aumenta a confiabilidade desses dados. A organização sem fins lucrativos pode analisar vários anos e diferentes edições de um curso para identificar quem participou e quem não participou, além de comparar essas informações com as listas de funcionários. Especialmente no caso dos treinamentos de conformidade, a equipe pode analisar com precisão as taxas de conclusão, identificar em quais pontos a organização não atende aos requisitos e agir estrategicamente com base nessas informações.
A Cancer Council Victoria também está começando a integrar dados de análise da web ao LMS para entender de onde vem o tráfego dos cursos e quais campanhas estão levando as pessoas até eles.
Além disso, a parceria com a Open LMS permitiu à Cancer Council Victoria oferecer uma experiência de aprendizagem melhor. Agora, os participantes têm maior visibilidade dos cursos e formatos disponíveis. À medida que os programas internos presenciais são transferidos para o LMS, a organização passa a exibi-los em blocos na página inicial da plataforma, dando visibilidade a cursos que antes não contavam com uma vitrine acessível aos participantes.
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“A Open LMS oferece um espaço para hospedarmos cursos de alta qualidade, fundamentados em evidências, e, ao mesmo tempo, permite acompanhá-los de maneira realmente robusta.”
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