20 % más de estudiantes: cómo una empresa australiana de capacitación automatizó la evaluación manual con Open LMS

Descubre cómo una organización australiana de capacitación eliminó la reevaluación redundante, automatizó las comunicaciones con los estudiantes y aumentó en un 20 % la proporción de estudiantes por instructor gracias a un sistema de gestión del aprendizaje diseñado para proveedores de capacitación.

Australian Training Company (ATC) es una organización privada de capacitación registrada (RTO, por sus siglas en inglés) de tamaño mediano que ofrece certificaciones reconocidas a nivel nacional bajo contrato con programas de capacitación del Gobierno de Australia. Sus programas reciben subsidios parciales de los gobiernos de Nueva Gales del Sur, el Territorio de la Capital Australiana y Queensland, lo que hace que la capacitación acreditada sea más accesible para los estudiantes de la región oriental de Australia.

ATC ofrece capacitación en múltiples áreas, entre ellas negocios, deportes y recreación, acondicionamiento físico, apoyo educativo, agricultura, horticultura y tecnología de la información. Los estudiantes completan cursos en línea, mientras que un grupo más reducido asiste a clases presenciales. Las evaluaciones prácticas se graban en video y se cargan para que un instructor las revise y evalúe. Cada una de estas modalidades funciona a través de una única plataforma de aprendizaje, que ATC gestiona internamente bajo la marca Quest.

En agosto de 2025, ATC comenzó a evaluar la posibilidad de dejar su plataforma actual, Learnbook, un sistema heredado gestionado por Open LMS. Finalmente, ATC decidió migrar de Learnbook a la plataforma de Open LMS, y la migración entró en funcionamiento en marzo de 2026.

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El desafío: trabajo manual que aumentaba con cada estudiante

Nada estaba fallando en Australian Training Company. Y eso hacía que justificar el cambio fuera más difícil, pero, en última instancia, también más convincente. La organización estaba impartiendo capacitación con éxito en su sistema heredado; el problema era que las brechas de funcionalidad de la plataforma se traducían directamente en horas de trabajo de los instructores, y esas horas aumentaban al mismo ritmo que las matrículas.

La primera brecha estaba en la comunicación con los estudiantes. Cuando un instructor marcaba una unidad como “aún no competente”, tenía que redactar y enviar manualmente el correo electrónico en el que se le indicaba al estudiante que debía volver a realizar su trabajo, unidad por unidad. Con un grupo de estudiantes que avanzaban por múltiples unidades a diferentes ritmos, esto representaba una parte considerable de la semana de un instructor dedicada a responder y enviar comunicaciones, en lugar de evaluar o enseñar.

La segunda brecha, y la más costosa, estaba en la calificación de los cuestionarios. Si el intento de un estudiante quedaba marcado como “aún no competente” debido a dos o tres respuestas incorrectas, el LMS heredado de ATC exigía que el instructor volviera a calificar todo el cuestionario cuando el estudiante lo reenviaba. Cada pregunta, incluidas aquellas que el estudiante ya había respondido correctamente, debía calificarse nuevamente. El esfuerzo de calificación estaba determinado por la extensión de la evaluación y no por la cantidad de trabajo que el estudiante realmente había tenido que repetir.

Esta ineficiencia estructural limitaba la cantidad de estudiantes que un instructor podía atender. Dado que el parámetro de ATC para determinar la carga de estudiantes de un instructor de tiempo completo se basaba en el tiempo real que tomaban las calificaciones y las comunicaciones, un aumento en el número de estudiantes significaba también un aumento en el personal.

ATC se encontró ante una decisión: encontrar las funcionalidades que faltaban dentro de su relación con el proveedor actual o buscar una nueva solución en el mercado. Open LMS confirmó que ATC podía migrar de Learnbook a su plataforma propietaria manteniendo el mismo precio que el proveedor de capacitación ya estaba pagando. Esto eliminó la objeción comercial y la decisión no tardó en llegar.

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La solución: automatización, reportes y una migración que los estudiantes apenas notaron

La implementación de ATC se centró en los procesos específicos que estaban consumiendo el tiempo de los instructores, en lugar de realizar un rediseño completo de la forma en que la organización imparte capacitación. Cuatro funcionalidades concentraron la mayor parte del retorno de inversión.

1) Conservación de las calificaciones en los nuevos intentos de los cuestionarios

El cambio que los instructores de ATC mencionan con mayor frecuencia como el que tuvo el mayor impacto positivo también es el menos llamativo. Ahora, las respuestas correctas conservan sus calificaciones cuando un estudiante vuelve a enviar una evaluación, por lo que el instructor que revisa el nuevo intento solo debe calificar las preguntas que el estudiante realmente volvió a responder.

Al repetirse este proceso en cada cuestionario marcado como “aún no competente”, en cada unidad y para cada estudiante a cargo de los instructores, se ahorra tiempo y se reduce el trabajo manual. Este cambio en las funcionalidades del LMS fue lo que permitió que el caso de negocio más amplio fuera viable.

2) Comunicación automatizada con los estudiantes mediante el Diseñador de Aprendizaje Personalizado (PLD)

El Diseñador de Aprendizaje Personalizado (PLD) exclusivo de Open LMS ahora se encarga de las comunicaciones que antes debían redactar los instructores de ATC. Los estudiantes reciben notificaciones automáticas cuando necesitan volver a realizar un trabajo, cuando se les asigna una unidad y cuando se acerca una fecha límite.

ATC también configuró el PLD para enviar mensualmente correos electrónicos sobre el progreso de los estudiantes a las personas involucradas en sus resultados: supervisores en el lugar de trabajo, profesores de escuela y padres. Se trata de un circuito de comunicación que la organización simplemente no tenía la capacidad de gestionar de forma manual.

3) GradeMe y paneles específicos por rol

El complemento GradeMe ofrece a los instructores una vista única de la cola de calificaciones y un panorama general del progreso de sus estudiantes. Los estudiantes cuentan con una vista equivalente: qué actividades tienen próximas, en qué estado se encuentra cada unidad y cuáles son las fechas de inicio y finalización que las rigen. Para una población que va desde estudiantes de educación secundaria superior hasta estudiantes de más de 60 años, esta visibilidad por sí sola permite atender una parte importante de sus necesidades de acompañamiento.

4) Open Report Engine para reportes programados y dirigidos a los estudiantes

ATC utiliza Open Reports Engine (ORE) de Open LMS para:

• Crear los insights que alimentan sus paneles.
• Programar reportes recurrentes para instructores, supervisores y padres.
• Ofrecer a los estudiantes reportes detallados a nivel de cada tarea de evaluación.

En lugar de mostrar únicamente si una unidad o un curso está completo, los estudiantes pueden consultar cada tarea de evaluación que deben completar y su estado actual.

La migración en sí merece una mención aparte, porque era el aspecto en el que el RTO esperaba encontrar la mayor fricción y terminó encontrando la menor. Todos los estudiantes existentes participaron en una sesión grupal de inducción, realizada mediante una videollamada de 15 minutos en el horario que cada uno eligió, en la que recibieron sus nuevas credenciales de Open LMS. Como ambas plataformas utilizan gran parte de la misma terminología y ubican las funcionalidades en lugares similares, la inducción fue realmente todo lo que se necesitó.

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Los resultados: una carga de estudiantes 20 % mayor por instructor y más capacidad para invertir en marketing

Como resultado directo del tiempo ahorrado gracias a la migración a Open LMS, ATC ha aumentado en un 20 % el número de estudiantes que atiende cada instructor de tiempo completo. Esto se debe a que los instructores ya no tienen que volver a evaluar trabajos que ya fueron completados correctamente ni redactar manualmente correos electrónicos para solicitar nuevos intentos. Este aumento en la capacidad de atención de estudiantes contribuye directamente a los resultados financieros de ATC sin requerir un aumento proporcional en el número de empleados.

La migración del LMS también le ha permitido al equipo administrativo ahorrar tiempo, que ahora puede destinar a otras áreas del negocio. Además, la organización en general cuenta con una mayor capacidad para realizar actividades de marketing. En ATC, los instructores se encargan de captar a sus propios estudiantes, por lo que devolverles horas de trabajo se traduce directamente en la adquisición de nuevos estudiantes. Desde el cambio de plataforma, la organización ha registrado un aumento en las matrículas.

Los comentarios de los estudiantes destacan constantemente el panel del LMS y la visibilidad que les ofrece sobre las próximas actividades y las fechas de sus unidades. Entre los instructores, los comentarios siempre apuntan al mismo aspecto. Como explica la evaluadora e instructora Haley Bennetts, cada vez que el equipo analiza qué ha mejorado desde la implementación de Open LMS, “Todos están de acuerdo: valió la pena por las calificaciones.”

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