Cómo la Fundación Pancare capacita con éxito a sus nuevos voluntarios con Open LMS
La Fundación Pancare es una organización benéfica australiana centrada en mejorar la vida y los resultados de las personas afectadas por cánceres del tracto gastrointestinal (GI) superior. Esta clasificación incluye cánceres de páncreas, hígado, estómago, biliares y esófago. Pancare no solo crea conciencia y aboga ante los gobiernos, sino que también brinda servicios de apoyo vital a los pacientes y sus familias, financiando diversos proyectos de investigación para mejorar los futuros resultados de sus tratamientos.
Como organización sin fines de lucro, Pancare ofrece una gama de servicios educativos colaterales y de apoyo a pacientes, familias y al público en general. Las materias abarcan temáticas de diagnóstico, opciones de tratamiento, salud y bienestar. La educación sobre estos temas puede salvar vidas, ya que los cánceres gastrointestinales a menudo no se diagnostican en sus etapas tempranas derivando en bajas tasas de supervivencia. Pancare también gestiona grupos de apoyo para pacientes y cuidadores, así como equipos de apoyo dedicados. Para garantizar que el personal y los voluntarios aborden las interacciones con compasión y experiencia, se asegura de proporcionar los mejores recursos posibles.
Trasfondo: Un valioso legado para una valiosa compañera
La colaboración entre Open LMS y la Fundación Pancare se remonta a octubre de 2020 con la adquisición de eCreators, la empresa australiana de desarrollo de contenidos Moodle™. Sin embargo, el verdadero origen de esta asociación lo hallamos en la historia de Leanne Drummy, la gerente de recursos humanos de eCreators que tristemente falleció en febrero de 2020 por un cáncer de estómago. Poco después de su partida, Liam Liddicoat, director senior de ventas de Open LMS,, conoció a Doug Hawkins, director ejecutivo de Pancare, en un evento de networking. Al percatarse de la oportunidad de brindar recursos esenciales a otros individuos en la misma situación que Leanne, ambos decidieron colaborar en la construcción de un legado en memoria de su valiosa compañera.
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Reto: Un proceso demorado pero indispensable
Los voluntarios desempeñan un papel fundamental en las operaciones de la Fundación Pancare, con más de 300 personas que brindan cientos de horas de trabajo en comunidades de toda Australia anualmente. Sin embargo, antes de poder ser voluntarios y brindar asistencia a los usuarios del servicio, es necesario completar el programa de incorporación de voluntarios de Pancare.
Históricamente, este programa ha sido impartido por el Jefe de Operaciones de Pancare, Bernie Muscat. Sin embargo, Bernie se encontraba sobrecargado de responsabilidades, ya que además de impartir el programa, también se encargaba de recursos humanos, tecnología de la información, cumplimiento de normativas y tareas administrativas. Esto significaba que en períodos de gran incorporación de voluntarios, Bernie debía trabajar horas extras para desarrollar y dar las sesiones de capacitación.
Se necesitaba una solución nueva que liberara tiempo valioso, pero que al mismo tiempo fuera adecuada para el diverso y disperso grupo de voluntarios de Pancare. La coordinación del horario de las sesiones con voluntarios de otros estados, especialmente en Australia Occidental, que tiene una diferencia horaria de tres horas con respecto a Victoria durante el verano, resultaba especialmente desafiante. Además, se debían considerar las diferentes habilidades técnicas de los voluntarios, que tienen entre 18 y 80 años.
“La capacitación es realmente importante porque nuestros voluntarios son la primera línea de atención. Asisten a eventos y es muy importante que conozcan las estadísticas y nuestros servicios, y que estén capacitados para brindar esta información de manera confiable y con sensibilidad. Aportan sus propios conocimientos y compasión, ya que cerca del 95% de ellos se han visto afectados por estos tipos cánceres a través de amigos, familiares o porque ellos mismos han sido pacientes. Pero gracias al programa de incorporación, cuando las personas hacen preguntas a nuestros voluntarios, estamos seguros de que estarán bien informados sobre la fundación y los distintos tipos de cáncer”
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Solución: Un programa de incorporación sólido y conveniente para formadores y voluntarios
La Fundación Pancare encontró una solución efectiva para su programa de incorporación de voluntarios al asociarse con Open LMS. Este último proporcionaría su sistema de gestión de aprendizaje sin fines de lucro y de código abierto de forma gratuita, lo que permitiría la entrega de nuevos cursos de aprendizaje electrónico. Implementados en agosto de 2022, estos materiales de incorporación brindan a los voluntarios la flexibilidad de completar la capacitación en cualquier momento que les convenga, garantizando que estén preparados para asistir a eventos y ayudar a los usuarios de los servicios de Pancare.
Esta implementación liberó al Jefe de Operaciones de Pancare, quien ahora puede dedicar su tiempo a otras tareas, ya que el acceso y la finalización del curso se pueden monitorear mediante la función "Generador de Informes" de Open LMS..
El desarrollo del curso fue un esfuerzo colaborativo entre el Jefe de Operaciones de Pancare y Open LMS. Se trabajó en el contenido para brindar información precisa y basada en expertos en la materia, colocándolo dentro de un diseño limpio y visualmente atractivo. El contenido, y por extensión, los voluntarios que lo utilizan deben brindar información de una manera que sea a la vez útil y compasiva. Todos fueron cuidadosos con lo sensible que resulta compartir las estadísticas sobre cánceres gastrointestinales. Por ejemplo, se prevé que el cáncer de páncreas será la segunda causa principal de muertes relacionadas con el cáncer en Australia para 2030, y sólo el 11,5% de los pacientes alcanzan la marca de supervivencia a cinco años.
En consecuencia, Open LMS y Pancare acordaron un enfoque sencillo para los elementos interactivos, conscientes de que los voluntarios con menos experiencia técnica podrían tener dificultades para navegar los cursos. Sin embargo, se incluyeron herramientas más intuitivas, como listas de arrastrar y soltar, para promover la retención del usuario.
Pancare creó también un curso independiente para la incorporación de sus empleados. Gracias a las funcionalidades multi-tenancy de Open LMS Work, Pancare gestiona planes de estudio totalmente separados para sus voluntarios y empleados. Esto quiere decir que los datos de usuario no se cruzan, y los de un grupo no pueden ver los cursos del otro.
“Honestamente, tanto eCreators como Open LMS han sido increíbles. A menudo recurro al equipo de soporte de LMS, y siempre están encantados de ayudar. Responden mis preguntas de inmediato, y me brindan instrucciones para solucionar problemas o cómo accionar algo en el sistema cuando no estoy seguro de qué hacer. Valoro mucho su profesionalismo y ha sido un verdadero placer colaborar con ellos. Creo que este es sólo el comienzo de nuestra relación”
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Los resultados: Un programa digno de aplaudir
En el primer año de funcionamiento, alrededor de 110 voluntarios completaron el renovado programa de incorporación de la Fundación Pancare, y cerca de 70 se inscribieron para futuras capacitaciones. Por su parte, el programa exclusivo para empleados de Pancare fue completado por el 91% de los participantes. Los comentarios de los voluntarios han sido muy positivos, destacando la facilidad de uso y la alta calidad general de los materiales de aprendizaje. Además, el programa también ha sido comparado favorablemente con experiencias de voluntariado en otras fundaciones. Los voluntarios indican que este contenido más fácil de entender y digerir les ayuda a sentirse más seguros y cómodos al hablar con el público.
Open LMS continuará realizando cambios en los cursos a medida que evolucione la información sobre Pancare y los tipos de cáncer que cubren.
“Muchos voluntarios han regresado y dicho: 'Wow'. Ellos ya habían sido voluntarios de Pancare, antes de que implementáramos nuestro nuevo proceso y materiales, y algunos habían interactuado con otros programas de voluntariado en otras fundaciones. Se han quedado completamente impresionados por la profesionalidad y la calidad de la formación que ofrecemos”
