Más simple, mejor y más rápido: optimiza la administración de tu LMS a gran escala con Conduit de Open LMS

Como administrador de un LMS, eres responsable de garantizar que las iniciativas de aprendizaje digital funcionen sin contratiempos en tu organización o institución de educación superior. Esto implica mantener tu LMS en buen estado, gestionar la transferencia de datos entre tu plataforma de aprendizaje y sistemas externos, administrar inscripciones y creación de cursos, brindar soporte técnico a los usuarios, y mucho más. La responsabilidad puede parecer abrumadora, especialmente si manejas información de aprendizaje de cientos o incluso miles de usuarios. Pero con Conduit, todo este proceso puede simplificarse.

Conduit es un plugin que te ahorra tiempo y simplifica las tareas administrativas más comunes del área de back-end. Este complemento exclusivo de Open LMS amplía las capacidades de tu plataforma de aprendizaje de código abierto al funcionar como una herramienta integrada de gestión de información, lo que te permite ejecutar tareas masivas sin duplicar datos.

En otras palabras, Conduit actúa como un puente entre el back-end de tu LMS y tus sistemas externos. Puedes enviar y recibir información sobre usuarios, cursos e inscripciones desde múltiples fuentes, como:

• Un sistema de información estudiantil (SIS)
• Un sistema de información de recursos humanos (HRIS)
• Un sistema de gestión del capital humano (HCM)
• Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)

Aprovecha los datos de usuario que ya posees para crear perfiles, inscribir aprendices y mucho más, evitando la confusión que suele acompañar los procesos manuales de ingreso de datos.

Veamos en detalle cómo funciona Conduit y cómo puede ayudarte a simplificar la administración de tu LMS.

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Cómo Conduit te ayuda a escalar las operaciones de tu LMS

Si alguna vez has tenido que inscribir estudiantes universitarios al inicio de cada semestre o registrar profesionales en módulos obligatorios de capacitación en cumplimiento normativo, sabes que este proceso exige mucho tiempo y esfuerzo. A menudo debes crear hojas de cálculo manualmente a partir del sistema de registro y verificar uno por uno que cada cuenta de usuario en el LMS coincida con los datos de tu archivo CSV.

Cuando las tasas de matrícula de tu institución aumentan o tu organización crece, tu carga de trabajo se multiplica, lo que puede derivar en más errores humanos o mayores niveles de estrés, nada deseables en una operación educativa.

Conduit resuelve estos problemas al potenciar tu plataforma de aprendizaje de código abierto, permitiendo que tu institución u organización crezca sin aumentar tu carga administrativa. Este plugin está diseñado para ejecutar acciones masivas con información de hasta miles de usuarios, y sus capacidades han sido probadas con datos de más de 100.000 usuarios únicos y un millón de inscripciones en cursos.

Con Conduit puedes gestionar tareas administrativas en masa en cuestión de minutos, tales como:

• Crear, actualizar o eliminar usuarios del LMS
• Agregar o eliminar inscripciones en cursos
• Crear y duplicar plantillas de cursos
• Exportar datos como calificaciones, actividades o detalles de calendario de los estudiantes
• Modificar roles de usuario, cohortes y grupos
• Ocultar cursos después de su fecha de finalización
• Realizar copias de seguridad y archivado automático antes de eliminar cursos

Completar estas tareas manualmente supone una gran carga para el equipo administrativo, especialmente cuando gestionas el aprendizaje de cientos o miles de usuarios en una organización grande o institución educativa. Conduit reduce drásticamente el tiempo necesario para crear perfiles y asignarlos a los cursos correspondientes. Además, disminuye las probabilidades de errores humanos o contratiempos que pueden surgir al agregar cursos y usuarios de manera manual.

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Cómo funciona Conduit en el back-end

Conduit genera extractos de los datos de tu SIS, HRIS u otros archivos de valores separados por comas (CSV) y los carga en tu LMS. El plugin puede integrarse con cualquier sistema que admita un servicio web o exportación en CSV, y puedes cargar información desde múltiples fuentes siempre que usen las mismas reglas y formatos.

Conduit asigna tus datos entrantes a los campos de registro que desees completar. Por ejemplo, si quieres que todo tu equipo complete un curso obligatorio de cumplimiento, Conduit conectará los nombres, correos electrónicos y demás información relevante desde tu HRIS o fuente de datos a los campos correspondientes en tu LMS. Esa información mapeada se usa automáticamente para crear cuentas y matricular a los empleados en el curso correspondiente.

Conduit reconoce cinco tipos de registros: usuario, curso, inscripción, grupo y cohorte, y ofrece opciones de mapeo para todos ellos. Incluso puedes aprovechar campos personalizados para vincular cualquier dato específico que tengas en tu sistema de registro con su campo correspondiente en el LMS. Así, la información se transfiere automáticamente entre sistemas, garantizando precisión y reduciendo la necesidad de ingresar datos manualmente (y cometer errores).

A continuación, se presentan dos de las funciones clave de Conduit que pueden hacerte la vida mucho más fácil como administrador de LMS.

Registro de transacciones

Cada vez que importas datos en Conduit, el plugin crea un registro de transacción. Este registro incluye detalles sobre los procesos exitosos, advertencias o errores que ocurran durante la transferencia de datos. Estos logs te permiten identificar la causa de cualquier problema, aislarlo y resolverlo rápidamente.

Informe de registros no coincidentes

Aunque Conduit gestiona de manera fluida las transferencias de datos entre tu LMS y tu sistema de registros, puede que en ocasiones necesites mover información manualmente entre tus plataformas. Claro está, hacerlo de forma manual puede exponer a tu institución u organización a errores humanos. Conduit te ayuda a reducir este riesgo gracias a sus funciones de reportes, que te permiten revisar y alinear tus registros entre sistemas.

Puedes ejecutar un informe de “registros no coincidentes” en Conduit para identificar datos dentro de tu LMS —como cuentas de usuario, calificaciones, cursos y más— que no se alinean con la información almacenada en tu sistema principal.

Imagina que necesitas que todos los departamentos de tu organización completen un curso de formación. Creas los cursos para cada equipo y utilizas Conduit para extraer los datos de tu HRIS y matricular a los usuarios en los módulos correctos. Antes de asignar los cursos, decides generar un informe de registros no coincidentes para asegurarte de no haber omitido ningún departamento. El reporte te revela una lista de empleados que no están vinculados a ningún módulo, y descubres que son contratistas que no figuran oficialmente en ningún departamento dentro del HRIS. Sin embargo, ellos también deben completar la formación para cumplir con los requisitos legales.

Una vez identificado el problema, puedes importar fácilmente la lista de empleados a Conduit para crear un nuevo curso con estos usuarios. Así obtienes registros sincronizados entre el plugin y tu LMS, garantizando que la información se mantenga coherente en todos tus sistemas y que puedas hacer seguimiento y mantener tus datos con precisión.

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Cómo mover datos a Conduit

El plugin no puede funcionar sin tus datos, por lo que es importante conocer las opciones disponibles. Puedes cargar tus archivos directamente en Conduit o usar un protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP) para mover tu información. El uso de SFTP permite que Conduit procese automáticamente los datos mediante mapeo, lo que acelera significativamente las tareas.

El SFTP también resulta ideal cuando gestionas grandes volúmenes de información sensible, algo muy común tanto en educación superior como en capacitación corporativa. Tus datos incluirán información personal identificable (PII), como nombres y correos electrónicos de los estudiantes. Por eso, cuantas más medidas de seguridad implementes, mejor podrás proteger esa información.

Actualiza tus sistemas existentes con Conduit

También puedes usar Conduit para actualizar tus sistemas existentes, integrando el plugin con tu SIS, HRIS u otro sistema de registro. Esto se puede hacer de forma independiente o como un servicio adicional con el apoyo del equipo técnico de Open LMS.

Al integrar Conduit con tu sistema de registro, el plugin importará automáticamente la información desde tu LMS, lo que te permitirá actualizar fácilmente datos de usuarios como:

• Calificaciones de los cursos
• Detalles de certificaciones
• Actividad en el LMS
• Fechas límite de actividades
• Cambios en el contenido del curso

Las transferencias de datos ocurren en tiempo real, asegurando que tu sistema de registro siempre cuente con información actualizada y precisa sin necesidad de procesos manuales. Esto es clave para mantener tus sistemas sincronizados, hacer seguimiento al rendimiento de los usuarios y generar reportes confiables.

Dedica más tiempo a proyectos esenciales

Conduit simplifica los flujos de trabajo relacionados con los datos, reduce los procesos manuales y minimiza las posibilidades de error. El plugin aligera la carga administrativa al automatizar la creación de cursos, las inscripciones de usuarios, las actualizaciones de actividades y más, permitiéndote concentrarte en las tareas y prioridades que mantienen tu LMS funcionando sin problemas.

Además, contar con información precisa y actualizada entre tu LMS y tus demás sistemas permite que tu organización o institución tome decisiones más rápidas y basadas en datos, mejorando la enseñanza y los resultados de aprendizaje.

Conduit te ahorra tiempo, reduce la carga administrativa y mantiene tus sistemas perfectamente sincronizados. ¡Todos ganan!