Una plataforma para todos los programas: cómo Carlton Trail College unificó la formación con Open LMS

Descubre cómo una institución de educación superior de Saskatchewan consolidó tres plataformas desconectadas y les dio a sus instructores la libertad de programar cursos según sus propios calendarios, gracias a una alianza provincial que permite a las instituciones de toda la región acceder a Open LMS.

Carlton Trail College es una institución de educación superior ubicada en Saskatchewan, Canadá, que ofrece formación orientada al desarrollo profesional, capacitación en habilidades, nivelación académica y formación para la industria a estudiantes de toda su región. La institución imparte programas en áreas como salud, negocios, oficios, educación para adultos y formación continua, a menudo en colaboración con otras instituciones de educación superior.

Carlton Trail College accede a Open LMS a través del Ministerio de Educación de Saskatchewan, la entidad gubernamental que financia el uso de la plataforma por parte de las instituciones de educación superior de toda la provincia. El equipo de redes comunitarias del Ministerio brinda soporte a los sistemas, el ancho de banda y la infraestructura de internet de la institución; su sistema de gestión del aprendizaje también forma parte de este mismo acuerdo de soporte.

DESCUBRE OTRO CASO DE ÉXITO | “Cómo Southern Oregon University mejora la comunicación, gestiona sus cursos y fomenta la accesibilidad académica con Open LMS”

El desafío: tres plataformas, una institución y ninguna fuente única de información

Cuando el actual administrador de sistemas de la institución fue contratado en 2013, el aprendizaje en línea estaba fragmentado por departamentos. El programa de enfermería práctica funcionaba en Moodle™, mientras que otros departamentos utilizaban plataformas diferentes. Nadie tenía una visión completa de lo que sucedía en toda la institución.

Cuando se programó el fin del soporte para uno de los sistemas de aprendizaje de Carlton Trail College, la institución aprovechó la oportunidad para abordar su problema de fragmentación. Inicialmente, trasladó sus programas a otro LMS con el objetivo de consolidar allí todas las actividades de aprendizaje. Sin embargo, con el tiempo quedó claro que el nuevo sistema solo sería una solución provisional, ya que no respondía plenamente a las necesidades de la institución.

La institución necesitaba un único LMS capaz de admitir todos los programas que ofrecía, y los instructores requerían mayor flexibilidad para diseñar e impartir sus cursos. Por ejemplo, el sistema provisional dependía del calendario académico, lo que significaba que las fechas de inicio y finalización de los cursos debían estar dentro de un año académico definido. Esta restricción no se ajustaba al funcionamiento real de la institución: el programa de enfermería práctica comienza cada febrero, mientras que la mayoría de los programas empiezan en agosto o septiembre. Además, ni siquiera era posible crear cursos cortos de capacitación para la industria.

La institución evaluó varios sistemas de gestión del aprendizaje en busca de una solución que pudiera admitir todos sus programas y modalidades de formación. Esa búsqueda la llevó a Open LMS.

LEE OTRO CASO DE ÉXITO EN CANADÁ | “Canada Learning Code mejora su formación con Open LMS”

La solución: una alianza provincial y una plataforma que se adapta

Casualmente, la evaluación de la institución y la decisión del Ministerio de Educación de financiar Open LMS para las instituciones de Saskatchewan se produjeron al mismo tiempo. Lo que inicialmente era un proceso de adquisición se convirtió en una alianza a la que la institución pudo sumarse de inmediato. Desde entonces, tres factores han garantizado que Open LMS siga en uso.

1) Un único entorno para todos los programas

Las herramientas de gestión de cursos, las tareas y evaluaciones, el libro de calificaciones, los cuestionarios, los foros de debate y la gestión de inscripciones están disponibles en un solo lugar. La impartición de los cursos es más uniforme entre los distintos departamentos, y los estudiantes ya no necesitan aprender a utilizar un sistema diferente según el programa en el que estén inscritos. Las tareas, las calificaciones y los recursos se organizan en un mismo entorno, y la funcionalidad de chat de la plataforma ofrece a instructores y estudiantes un espacio compartido para interactuar.

2) Copias de seguridad e importación de cursos que permiten a los instructores recuperar tiempo

Las copias de seguridad y la importación de cursos se encuentran entre las funciones más utilizadas en la institución. Los instructores pueden reutilizar un curso ya finalizado en el siguiente período académico y adaptarlo, en lugar de reconstruirlo desde cero. Para una institución que imparte programas con distintos calendarios y cuenta con un equipo de soporte reducido, el tiempo que se ahorra en la preparación de los cursos se acumula en cada semestre.

3) Flexibilidad de programación acorde con el funcionamiento real de la institución

Open LMS no condiciona la creación de cursos a un año académico fijo. El programa de enfermería práctica puede comenzar en febrero, los programas de oficios y negocios pueden iniciar en otoño, y es posible crear un curso de capacitación industrial de dos semanas en cualquier momento en que una empresa lo necesite. Los programas de la institución ya no tienen que adaptarse a las limitaciones de la plataforma.

DESCUBRE CÓMO OTRAS INSTITUCIONES DAN EL PASO A OPEN LMS| “Migra desde Moodle™ y acelera el crecimiento con una gestión estratégica del cambio”

Los resultados: preparados antes de que llegara el momento

La evidencia más clara de los beneficios de esta decisión llegó en marzo de 2020. Como Carlton Trail College ya había consolidado sus actividades en Open LMS, la transición a la enseñanza remota consistió en cambiar la forma en que los instructores utilizaban una plataforma que ya conocían, en lugar de tener que seleccionar, adquirir e implementar un sistema en condiciones de emergencia. Los instructores continuaron impartiendo sus cursos durante el confinamiento y, en el proceso, la adopción de la plataforma se extendió a más áreas de la institución.

Desde entonces, la plataforma se ha utilizado ampliamente y los instructores se sienten cómodos trabajando con ella. Lo que comenzó como una respuesta al cierre de las instalaciones se convirtió en el modelo operativo habitual de la institución para la enseñanza semipresencial y remota.

El acceso también se ha ampliado mucho más allá de los instructores y los estudiantes. Los coordinadores de los programas crean cursos, inscriben y gestionan a los estudiantes, y asignan docentes. Los administradores consultan los libros de calificaciones y los registros de asistencia para supervisar el desempeño de los programas. Los asesores de servicios estudiantiles tienen acceso de solo lectura a los datos del libro de calificaciones, lo que les permite obtener una visión general para sus consultas individuales sin posibilidad de modificar los cursos.

Esta estructura de roles resolvió una limitación operativa real. Al principio, la administración de la plataforma recaía en una sola persona. Distribuir estas responsabilidades mediante la configuración de roles y permisos de Open LMS permitió a la institución ampliar el uso y la gestión de su LMS a medida que evolucionaban sus funciones, en lugar de tener que canalizar la creación de cada curso y cada cambio en las inscripciones a través de un único administrador.

Cómo Open LMS brinda soporte a Carlton Trail College

Cuando el equipo de la institución se encuentra con un problema que no puede resolver, recurre al Ministerio de Educación, que cuenta con sus propios especialistas en LMS y trabaja directamente con Open LMS.

El soporte sigue una estructura por niveles. El administrador de sistemas de la institución ayuda a los instructores con las consultas cotidianas sobre la plataforma. El Ministerio se encarga de las tareas de administración del sistema, incluida una implementación de inicio de sesión único (SSO) que ambos equipos llevaron a cabo en conjunto. Open LMS brinda soporte al Ministerio para todas las instituciones de la provincia de manera simultánea. Para una institución del tamaño de Carlton Trail College, esto significa tener acceso a conocimientos técnicos especializados que sería difícil mantener internamente.

¿Qué sigue para Carlton Trail College y Open LMS?

La institución continúa creciendo, y las expectativas en torno al aprendizaje en línea y flexible también aumentan. Open LMS respalda ese crecimiento al ofrecer a los estudiantes un único lugar para acceder a los materiales y hacer seguimiento de sus cursos, y al proporcionar a los instructores y al personal las herramientas necesarias para organizar las actividades de aprendizaje y gestionar el progreso de los estudiantes en todas las modalidades de formación que ofrece la institución.

A medida que Carlton Trail College incorpora nuevos programas y formatos de formación, la flexibilidad de Open LMS permite que la plataforma evolucione al ritmo de la institución, en lugar de convertirse en una limitación.