Dodge’s Southern Style proporciona entrenamiento dinámico a los empleados con una plataforma Totara Learn optimizada, diseñada por Open LMS

Lea sobre cómo Dodge's Southern Style revolucionó sus programas de entrenamiento y aprendizaje con el apoyo de Open LMS y su nueva plataforma personalizada Totara. Desde un aumento de la retención de los empleados y un incremento en sus beneficios, hasta la disminución del abandono empresarial, he aquí su historia.

Acerca de Dodge's Southern Style

Dodge’s es una cadena privada de gasolineras repartidas por todo el sur de Estados Unidos, con más de 47 establecimientos en nueve estados. Además de ofrecer gasolina de calidad y artículos de tienda de conveniencia a bajo precio, Dodge's prepara deliciosa comida fresca de estilo sureño durante todo el día. Su producto más popular es su famoso pollo frito.

El desafío

Antes de trabajar con eThink (ahora parte de Open LMS), Dodge's había usado una combinación de contenidos creados y alojados en Articulate Online, la cual enviaba la información de finalización a una base de datos propia. Dodge’s también enviaba hojas de cálculo e informes manuales para gestionar su entrenamiento en el puesto de trabajo. Su configuración anterior, (la cual usaba Articulate Online), carecía de la capacidad de segmentar audiencias y enviar notificaciones cuando se necesitaban recertificaciones u otro tipo de entrenamiento. Además, no había mucha coherencia ni transparencia en la forma en que se impartía el entrenamiento en las distintas sedes de Dodge’s.

Ante estas limitaciones y la lenta gestión de los datos, Dodge's decidió que estaba preparada para llevar sus cursos de entrenamiento y sus capacidades de contenido más allá de SCORM. "Articulate Online no estaba destinado a ser un LMS completo, era una cura provisional y lo sabíamos ", afirma Amy Adair-Gregory, Directora de Entrenamiento y Desarrollo de Dodge's Southern Style. "Las recertificaciones que debían realizarse cada 90 días o cada seis meses no eran fáciles de gestionar. Se tenían que borrar y reasignar los cursos para que se pudieran volver a tomar. A la vez, también se borrarían los datos de finalización. Tuvimos que crear un sistema back-end para almacenar esos datos de finalización, lo cual causó muchos problemas. En general, la capacidad de seguimiento del entrenamiento completado y de la elaboración de informes no era muy buena. El vídeo también fue problemático, ya que se veía entrecortado, lo cual fue frustrante para los usuarios finales".

Dodge's Southern Style comenzó a buscar un LMS que pudiera respaldar una nueva empresa dentro de la organización: la creación de un programa de entrenamiento interna completamente digital. Se puso en contacto con Open LMS (un proveedor de soluciones LMS de código abierto), y enseguida se dio cuenta de que la tecnología de código abierto le permitiría aprovechar la mejor tecnología y, al mismo tiempo, exigir el mejor servicio. Con la ayuda de Open LMS, Dodge's determinó que Totara Learn LMS, una plataforma de aprendizaje empresarial abierta líder, proporcionaría a la empresa la flexibilidad necesaria para satisfacer sus necesidades únicas de entrenamiento.

El objetivo de Dodge’s era implementar Totara Learn con el fin de:

• Crear un sitio profesional y bien construido para ser usado como parte de un programa que promueva el autodescubrimiento de recursos y una comprensión más profunda de los procesos y sistemas utilizados en la empresa.
• Construir un programa que permita la ampliación de las experiencias de aprendizaje a través de la dispersión geográfica.
• Promover empleados mejor entrenados y seguros de sí mismos
• Crear un programa que fomente el crecimiento interno de la empresa

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La solución

Dodge's se asoció con Open LMS para crear una plataforma de aprendizaje corporativa optimizada y personalizable, con el fin de almacenar, realizar un seguimiento y reportar acerca del entrenamiento digital en sus múltiples ubicaciones. Con las soluciones LMS totalmente gestionadas de Open LMS y su soporte de alto contacto, Dodge's fue capaz de implementar y personalizar LMS Totara para proporcionar soluciones que cumplieran sus objetivos. "Open LMS me ayudó mucho en todo. Durante la implementación, tuvimos llamadas semanales para estudiar cómo cumplir nuestros objetivos", explica Adair-Gregory. "Por ejemplo, detectamos el siguiente problema: teníamos un entrenamiento que supuestamente debía repartirse en varios días, pero los empleados la realizaban todo en un día. Open LMS nos ayudó a construir un puente personalizado de varias horas para asegurarnos de que los empleados tuvieran descansos entre las sesiones de entrenamiento, de tal forma que no se saturaran de contenidos y los retuvieran de una mejor manera."

Aprendizaje dinámico

Gracias a la función Audiencia de Totara, la afiliación dinámica basada en la audiencia permite enviar mensajes específicos y asignar entrenamiento a miembros concretos del equipo, basado en su ubicación física en la tienda o en su función.

Las características exclusivas de diseño del sitio (como por ejemplo los mosaicos de cursos estratégicamente situados en la página de inicio de Totara), les facilitan a los estudiantes la búsqueda y la participación con los cursos obligatorios y sugeridos. Esto incluye los cursos de entrenamiento de liderazgo multinivel de Dodge. Estos se sitúan en primer plano de tal forma que los empleados sepan que pueden avanzar hacia sus objetivos de ascenso profesional en cualquier momento.

HR Import

Open LMS diseñó una solución utilizando la herramienta HR Import al integrarse con su flujo de trabajo de creación de cuentas existente. Esta herramienta permite añadir empleados nuevos a la plataforma de aprendizaje para que puedan comenzar sus programas de entrenamiento tan pronto como sean contratados. Una vez que un nuevo empleado se marca como contratado en el portal de candidatos, se crea una cuenta de empleado. Esto conlleva a que se añadan a Totara a través de HR Import. "HR Import es bastante sorprendente", dijo Adair-Gregory "Nuestro sitio de Totara envía un mensaje a Paylocity (nuestro sistema de recursos humanos y nóminas) una vez por minuto. Una vez que se produce un cambio de estado o una nueva contratación, se crea automáticamente una cuenta en Totara y se crea un correo electrónico con toda la información del empleado, la cual se envía a la ubicación con la información del control del horario del nuevo empleado y mucho más".

API personalizadas

Mediante la creación de llamadas API personalizadas, la actividad y la finalización del curso se envían de vuelta al sistema de seguimiento existente de la empresa para permitir la generación continua de informes. Al mismo tiempo, esto le permite a la empresa aprovechar toda la funcionalidad de Totara para ampliar su oferta de entrenamiento e incluir algo más que sólo el contenido SCORM. Dodge's ha incorporado documentos de apoyo básicos a sus cursos, como por ejemplo: archivos Excel, PDF, Word, y cuestionarios.

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Socio especializado en eLearning

El equipo de Dodge’s estaba en su primer intento de construir un LMS integral y no estaba seguro de las mejores prácticas y herramientas que podía utilizar para cumplir sus objetivos. Sin embargo, con la colaboración de Open LMS, Dodge's dispone de una plantilla de expertos en eLearning a la que puede recurrir en cualquier momento para debatir nuevos objetivos o formas de agilizar los procesos.

"El proceso de implementación fue impresionante. Mi contacto principal era brillante y elocuente. Era capaz de hablar tanto en lenguaje de programación como en lenguaje coloquial para que todos los participantes supieran lo que estaba pasando", afirma Adair-Gregory. "Todo el equipo de Open LMS es organizado, puntual y coherente. Lo que más me impresionó fue que me sentí escuchada. Puede sonar como algo pequeño pero esto es un punto que tiene un gran valor humano. Los miembros del equipo Open LMS con los que trabajé recordaban lo que yo había mencionado en llamadas anteriores, investigaban y volvían con ideas sobre cómo podían hacer las cosas. Siento que tengo un socio en esto que se dedica a ayudarnos a tener éxito. No es sólo alguien a quien pago para que me apoye."

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Resultados y objetivos futuros

Empleados participativos

La introducción de Totara LMS supuso un gran paso adelante para la solución de entrenamiento interno de Dodge’s. La capacidad de dirigir el entrenamiento a públicos específicos mediante el aprendizaje dinámico hace su entrenamiento sea más valioso y relevante para sus empleados. Al personalizar no sólo el contenido, sino también los métodos de impartición y el calendario de los programas de entrenamiento, Dodge's puede asegurarse de que los empleados reciben entrenamiento relevante para sus ubicaciones y funciones específicas, al tiempo que evita la sobrecarga de información.

Mayor retención de empleados

Dodge's también pudo hacer frente a la rotación del personal (un reto frecuente en el sector minorista) con su inversión en el programa de entrenamiento de empleados. Dodge's ha sido capaz de reducir la rotación del personal, identificar a los empleados cualificados para puestos de liderazgo y aumentar la tasa de promociones internas exitosamente. Esto se ha logrado mediante el uso de su LMS para preparar mejor a los empleados para sus funciones, así como proporcionarles más recursos empresariales y una visión clara de cómo podrían avanzar dentro de la empresa.

Desde la implementación de la nueva plataforma, Dodge's ha experimentado una reducción del 32% en la rotación del personal. Su equipo menciona que esto ocurre en gran medida debido a una mayor coherencia en el entrenamiento y a un proceso general de incorporación y entrenamiento menos frustrante con la nueva plataforma. Trabajar con Open LMS en su sitio Totara ha proporcionado a Dodge's un programa de incorporación y entrenamiento más optimizado que respalda a los empleados y sus objetivos para toda la empresa.

Mejora de la gestión de datos

La integración de Totara con el sistema de seguimiento existente de Dodge’s hace que sea una solución sin fisuras, asegurando que la empresa pueda seguir agregando datos de forma centralizada al tiempo que aprovecha las integraciones que ahorran tiempo y evitan la necesidad de duplicar la entrada de datos que se veía con su plataforma anterior.

Flexibilidad ante incógnitas: Adaptación tras el COVID-19

Cuando Dodge’s se propuso construir el nuevo LMS, no previó que iba a ocurrir una pandemia mundial. Cuando Estados Unidos se vio afectado por el COVID-19 en los primeros meses del 2020, Dodge's pudo utilizar su Totara LMS para difundir información importante a los empleados de toda la empresa de forma oportuna y eficaz. "Queríamos asegurarnos de que nuestro personal sobre el terreno tuviera muy clara nuestra respuesta al COVID-19", declaró Adair-Gregory. "Es difícil enfrentarse al miedo que rodea a una pandemia, y nuestro fundador quería asegurarse de que existiera una presencia y una voz de liderazgo. En el panel de control de Totara, Open LMS me ayudó a incluir actualizaciones en vídeo de nuestro fundador para que los empleados recibieran un mensaje directo de los líderes. Open LMS me ayudó a rediseñar la pantalla para que reflejara nuestra visión de cómo queríamos que apareciera la información".

Dodge's también pudo impartir nuevos cursos de seguridad y procedimientos COVID-19 a sus equipos de manera rápida. Ya que era una empresa esencial, más de 900 miembros del personal sobre terreno de Dodge’s siguieron yendo a trabajar durante los cierres y bloqueos relacionados con el virus. El equipo de entrenamiento de Dodge's pudo utilizar el programa Rise de Articulate para crear rápidamente nuevos cursos de salud y seguridad relacionados con el COVID. Estos cursos luego se distribuyeron y se asignaron a los empleados en Totara sin complicaciones. Con Open LMS, Dodge's pudo adaptar con confianza su plataforma de aprendizaje para hacer frente a los retos planteados por el COVID-19, sin dejar de proporcionar información y entrenamiento esenciales a su personal.

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Conclusión y objetivos a futuro

Dodge's Southern Style ha revolucionado sus programas de entrenamiento y aprendizaje con la ayuda de Open LMS. Con su nueva plataforma Totara personalizada y los eficaces cursos diseñados por su equipo de entrenamiento, Dodge's ha experimentado un espectacular aumento en la retención de empleados y un notable incremento de beneficios. La nueva plataforma permite a los empleados de Dodge’s tomar las riendas de su ascenso profesional y garantiza que los empleados de todas las sedes estén al día con la información y el entrenamiento importantes.

Dodge's ha visto cómo la plataforma apoyaba exitosamente a sus empleados durante la pandemia de COVID-19 y confía en que su plataforma Totara, respaldada por Open LMS, seguirá apoyando los objetivos de la empresa, independientemente de cómo evolucionen en el futuro.

Nota: Una versión de este estudio de caso apareció originalmente en el blog eThink Education. eThink forma parte ahora de Open LMS y algunos detalles del estudio de caso se han actualizado en consecuencia.